Les 5 étapes pour mener à bien l’entretien annuel d’évaluation

L’entretien annuel est un passage obligé chaque année pour les managers. Ce rendez-vous annuel n’est pas le plus populaire chez les collaborateurs qui le jugent le plus souvent inutile.

Pour que cet exercice ne soit vain, ni pour le manager, ni pour ses collaborateurs, et parce qu’une piqure de rappel est toujours bienvenue, nous vous rappelons ci-dessous les 5 étapes successives à suivre qui permettront à chacun des protagonistes d’en tirer profit.

Étape 1 -Bien préparer l’entretien d’évaluation

Les managers sont souvent le nez dans le guidon. La préparation de l’entretien annuel d’évaluation se fait donc souvent au dernier moment et rapidement. Une relecture des compte-rendus des évaluations des années précédentes est nécessaire pour voir si les objectifs fixés ont été remplis ou non.

Cet entretien doit être le point d’orgue d’un dialogue constant tout au long de l’année entre managers et équipes. Sans ce retour régulier sur les résultats des équipes, l’entretien annuel ressemble pour beaucoup de salariés à un sermon pendant lequel il va subir les reproches de son supérieur hiérarchique. Ou à une séance de quémandes dont il sait qu’elles n’aboutiront jamais.

Étape 2 – Rencontrer son N+1 et les RH

Cette rencontre permet de valider la préparation de l’entretien. Il permet au manager de confirmer l’orientation qu’il veut donner aux entretiens avec ses subordonnés. C’est aussi l’occasion de valider les questions de changements au sein du service, les promotions, les formations, les doléances faites en cours d’année…

C’est enfin une bonne occasion pour le service des ressources humaines de conseiller le manager sur les meilleures manières de conduire le rendez-vous.

Étape 3 – Laisser la parole à son collaborateur

La première étape de l’entretien annuel d’évaluation consiste à faire un bilan de l’année passée. C’est l’occasion d’aborder les points forts et les points d’amélioration du salarié. Il y a deux manière de procéder  : le manager le fait lui-même ou, mieux, propose à son collaborateur de le faire.

Laisser la parole à ses collaborateurs leur permet d’évoquer d’eux-même les difficultés qu’ils ont rencontrées pour accomplir leurs missions. Si un retour régulier est fait par le manager tout au long de l’année, ces difficultés auront probablement été aplanies avant l’entretien d’évaluation.

L’évaluation annuelle n’est pas qu’un bilan de ce qui ne va pas. C’est aussi l’occasion d’évoquer les réussites personnelles de chaque collaborateur.

Passées sous silence, que ce soit au cours de l’année et surtout pendant ce bilan, les réussites des salariés risque d’alimenter le ressentiment des collaborateurs qui peuvent rapidement se mettre en retrait.

La seconde étape de l’entretien annuel sert à évaluer le bon fonctionnement de l’équipe. C’est au cours de cet étape que le manager doit demander à son collaborateur son ressenti au sein de son équipe et de l’entreprise.
Si des blocages sont mis au jour, l’entretien annuel n’est pas le moment pour tenter de les régler. Ils doivent être notés et faire l’objet d’une rencontre ultérieure pour trouver une solution.

Étape 4 – Fixer les objectifs à atteindre – la méthode SMART

Au-delà du bilan, l’entretien annuel sert surtout à fixer les objectif à atteindre pour l’année suivante. Ainsi, comme pour le bilan, il est nécessaire que le collaborateur soit associé à la définition des objectifs. Ces derniers seront d’autant plus faciles à atteindre que le salarié aura participé à leur fixation.

Ces objectifs doivent être SMART  :

  • Spécifiques  : il ne doivent donc pas être ambigus  : augmenter les ventes de X% par exemple  versus augmenter les ventes de telle catégorie de produit de V%
  • Mesurables  : les objectifs doivent être quantifiés ou quantifiables  ;
  • Acceptables  : les objectifs doivent être acceptés à la fois par le manager et par le collaborateur  ;
  • Réalistes  : les objectifs doivent être suffisamment importants pour représenter un défi sans être hors de portée sous peine de démotiver ;
  • Temporellement définis  : sans borne temporelle, il est impossible de savoir si les objectifs négociés ont été atteints.

Étape 5 – La question du salaire

Pour beaucoup de salariés, l’entretien d’évaluation annuel est le moment d’aborder la question du salaire. Pourtant, ce n’est pas le moment. Il est préférable de consacrer un rendez-vous particulier à cette question.
Il faut donc être clair d’entrée de jeu  : la question du salaire n’est pas à aborder.

Cela évite deux écueils  :

  • que le salarié s’appuie sur ses réussites pour justifier une augmentation de salaire  ;
  • que le salarié nie ses difficultés pour éviter de donner des arguments justifiant le refus d’augmentation.

L’entretien d’évaluation annuel doit surtout être un moment d’échange constructif entre manager et collaborateur sur le travail de ce dernier.

Enfin, l’entretien doit faire l’objet d’un suivi régulier tant par le manager que par son collaborateur. Rédiger un compte-rendu de ce rendez-vous validé par tous permettra de préparer plus sereinement l’entretien suivant par toutes les parties prenantes.

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